私は普段のタスク管理に、カンバン方式のTrelloを使っています。
Trelloだけでもとても便利で使いやすいのですが、数年前にタイムトラッキングツールのTogglを連携させて以来、良い感じに時間を意識してタスク管理するようになったので、備忘録。
下記のような悩みを持っている方におすすめです。
- ひとつのことをやっている途中で、思わず他のことにも手を付けてしまう
- なかなか目の前のことに集中できない
- だらだらと長時間作業するのが常習化している
どちらも無料で十分使えるので、特にChromeユーザーは入れておいて損はないと思います。
最近シングルタスクについてのブログも書きましたが、シングルタスクを練習するうえでも効果的。
以下連携方法やメリットについてまとめています。
TrelloとTogglの連携方法
TrelloとTogglを連携させるには、Chromeの拡張機能を使います。
Trello・Togglそれぞれのアカウントは持っている状態で
- Trello – https://trello.com/
- Toggl – https://toggl.com/
Chrome拡張機能 “Toggl Button: Productivity & Time Tracker” を追加
1. Toggl Button: Productivity & Time Tracker にアクセスして、[ Chromeに追加 ]をクリック
2.「Toggl Button: Productivity & Time Tracker」を追加しますか？”というメッセージで、[ 拡張機能を追加 ]を選択
3. URLのパーミッションに関する画面が出て来るので、trello.comを有効にするか、[ Enable all ]（全てを有効にする場合）を選択
4. Chromeのアドレスバーの右横に表示されるTogglボタンをクリックする
5. ログイン画面が出たらログインする
これで設定完了です。
TrelloとTogglを連携するとこんな感じ
TogglボタンがTrello上で見れるかどうか、確認します。
1. Trelloを開く
2. Trelloで作ったタスクの詳細画面を開き、Togglボタンが表示されるかをチェック
3. 始めたいタスクで「Start Timer」をクリックすると、タイマーがスタート！
4. タイマーを止めると、Toggl上でもタイマーが終了
5. （使う人だけ）スマートフォンなど他デバイスでも活用可能
- Trello: https://trello.com/platforms
- Toggle (iPhone): https://itunes.apple.com/ee/app/toggl-timer/id885767775?mt=8
- Toggle (Android): https://play.google.com/store/apps/details?id=com.toggl.timer&hl=en
TrelloにTogglを連携させるメリット
- 楽ちん。カンバン方式でタスクを管理して、今やっているタスクのスタートボタンを押すだけ
- ひとつのタスクに集中できる
- スタートボタンを押した時に、「よーいスタート」と言われている気分になり、集中したくなる
- ひとつひとつのタスクにどのくらいの時間をかけているかが分かり、工数を読みやすくなる
- だれてしまっている時にどのくらいの時間を費やしてしまったかが見える
「今ここ！」を意識できるのが大きいです。
私は放っておくとすぐに他のことが気になってしまうので、「いやいや、今はこれをやってるんだから」と意識を戻すことが生産性を上げることに繋がっていると思います。
１日時間を計ってみるだけでも、自分が何に時間をかけているのかが分かります。私は「メールにこんなに時間かけてたの！？」と衝撃を受けました。
Togglのデメリット
- 正直たまにめんどい
- 急いでいる時に、スタートボタンを押さずに始める
- シャキっとしていない日にトラックし忘れる
- 会議が入ったときや飛び込みのタスクが来た時に時間をトラックし忘れる
デメリットとしては、たまに面倒になることくらいだと思います。
ただ、Togglを使っている日と、面倒に思って使っていない日とでは、タスクの消費量が違うのがよく分かります。１日のはじまりに５分くらいかけてTrelloで今日のTo Doを整理し、Togglをスタートさせることで「今日はこのタスクが終われば終了！」「今はこのタスクだ！」と意識することができるのが良いです。
毎回数秒の手間はかかりますが、その数秒がタスクにかかる時間を、数分から数十分減らしてくれていると思います。
ちなみに時間を測っていない場合や、逆にタイマーを回しっぱなしにしている場合、Togglが「まだ今日は時間を測っていないよ！」「まだタイマーが回しっぱなしだよ！良いの？」といった通知を送ってくれます。
私の場合、時間を意識して集中することが元々の目的で、細かく時間を測って統計を取ることが主目的ではないので、 図り損ねてしまった場合には、あまり気にせず次のタスクから測るようにしています。測り損ねた場合にも後から調整できるので問題はありません。
ダラダラ残る意識からシャキッと終わらせる意識に
以前こんな記事を書きました。
働く時間を短くするためには、生産性を挙げることが不可欠。
目の前のタスクに集中するように自分を仕向けることは、限られた時間でしっかりパフォーマンスを出すための、工夫のひとつです。
以上、「TrelloにTogglを組み込んでから作業効率が上がったよ」というお話でした。
おまけ：Reference
「タスクの時間を測る」というコツは、このあたりのKindleマンガ・書籍を読んだあたりから実践し始めました。（元々数百円でめちゃめちゃ安いですが、私はどちらもKindle Unlimitedで読んだので無料でした。）
個人的にはこれらで紹介されているTaskChuteより、Trello＆Toggl連携の方が合ってるみたいです。
立ち読み感覚で選んだのですが、色々実践しやすいTipsが入っていて分かりやすかったです。本が苦手な人でもスキマ時間で読めるかと。
残業を減らし定時で帰る仕事術〜SE女子のタスク管理奮闘記〜
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「速効」15分あれば大丈夫 マンガだけでわかるスピード仕事術 (impress QuickBooks)
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タスク管理や作業効率化なら、この辺もおすすめ。
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