タスクって時限爆弾みたいだなってよく思います。
爆発しがちなタスクと優先順位
仕事の優先順位を上手く付けるのって難しいですよね。
緊急性と重要性でマトリクスを作って考えようとは言うけれど。「緊急じゃないけど重要なタスク」ってどうしても抜けがち。日々の業務や緊急度が高い割り込みの仕事に追われていると、「うーん……これは後でやろう」を繰り返してしまいます。
時間が経って手を付けてないことに気付いて、慌てて始めたり、間に合わなかったり。
爆発させてしまうのは、優先順位の付け方がおかしいから？
仕事のスピード・生産性の問題？
後回しにして、直前にやろうとやる癖があるから？
大きなタスクを細かく分解していないから？
それとも、仕事の量がそもそも多すぎ？
皆さんは「緊急じゃないんだけど、重要なタスク」、どうやって処理していますか？
緊急性・重要性マトリクスから抜ける発想もありかも
以前読んだ「スピードと成果が劇的に上がる戦略 最強の優先順位」という本が、緊急性・重要性マトリクスから抜ける発想を推奨していて面白かったです。
書籍内では、重要度と緊急度に従って優先順位を付けても上手く行かない理由として、
- 重要度と緊急度を基準に優先順位をつけただけでは、「仕事の生産性」を改善することができないから
- 自分の抱える仕事の量が自身の処理能力を超えてしまっているから
という２つの理由を上げています。
ビジネス書にはよく、「重要度と緊急度の高い仕事から優先的に処理すべきである」と書かれています。 一見まともで、説得力のあるこの原則には、じつは大きな落とし穴が隠れています。 私は、ビジネス書を書くだけではなく読むことも好きなので、これまでこの原則を何度も試してきました。しかし、仕事がうまくまわるようにはなりませんでした。 これは、どうしてなのでしょう。
理由はシンプルで、 重要度と緊急度を基準に優先順位をつけただけでは、「仕事の生産性」を改善することができないから。むしろ、この二軸だけをもとに優先順位をつけると生産性が落ちます。
重要度と緊急度の高い仕事を優先的に処理するだけでは仕事がうまくまわらないのには、もう１つ理由があります。 それは、 自分の抱える仕事の量が自身の処理能力を超えてしまっていることです。 この問題は優先順位のつけ方では解決できません。仕事の量を適正水準まで減らさなければならないということになります。
その代わりに筆者の方が提唱しているのが、「分割と集合」という発想。
「仕事の分割と集合」とは、１つの仕事を分解し、小さなブロック状の作業に落とし込み、別の仕事で発生する同様の作業とまとめるということ。 この方法によって、仕事を減らすこと、そして重要度と緊急度の二軸にとらわれたこれまでの優先順位づけの方法から脱出することができるようになるのです。
確かに同じ工程を別々に処理していることってよくありますね。
１回だけやるなら、たった数分・数十分の短縮になるだけかもしれませんが、何度も繰り返し行っていけば時間も作れそうですね。
不要なことを減らす努力
優先順位付けが上手くいかない２つ目の理由に「自分の抱える仕事の量が自身の処理能力を超えてしまっているから」が挙がっていましたが、不要なことを減らす努力もすごく大切だと思います。
私の場合、なるべく不要な対面ミーティングを減らし、たまに家からリモートワークすることにしています。女性だとそれだけで通勤時間＋化粧・身支度の時間が浮くし、目の前の作業に集中できるので効率が良いです。
ドキュメント作成など深い集中が必要なタスクがある時を中心に率先してリモートワークをしていますし、職場でも個人のニーズやライフスタイルに合わせた働き方が浸透しています。
女性の化粧・身支度の時間って、けっこう馬鹿にならないですよね。往復の通勤時間も合わせると、１時間以上の時間が浮くのではないでしょうか。
本の中では他にも色々なTipsや考え方が紹介されているので、興味のある方は読んでみてください。
その他、「こんな方法が良いよー」「この本が良いよー」というおすすめがある方、ぜひ教えていただけると嬉しいです。
※追記：こちらの記事はハフポストさんに掲載いただきました。
https://www.huffingtonpost.jp/mitsuha/4-manga-task_a_23443923/